Mid Sweden University

Målet med detta examensarbete har varit att besvara frågan hur ett Word Press-plugin kan utvecklas för att effektivisera ärendehanteringen hos den ideella föreningen Helping People Sundsvall. Organisationen hanterade tidigare inkommande förfrågningar via Google Formulär, Google Kalkylark och WordPress-tillägget Contact Form 7 - ett splittrat system utan möjlighet att statusmarkera, filtrera eller följa upp ärenden på ett samlat sätt. Arbetet har genomförts med en iterativ utvecklingsmetod där systemet byggts upp i etapper med löpande testning, kombinerat med en verifierande utvärdering av det färdiga systemet mot en formulerad kravspecifikation. Utvecklingen skedde lokalt i en XAMPP-miljö med WordPress och PHP, och pluginet drift sattes på organisationens webbhotell hos Loopia. Undersökningen har visat att det är fullt möjligt att utveckla ett integrerat ärendehanteringssystem som ett custom WordPress-plugin, och att en sådan lösning lämpar sig väl för en liten ideell organisation utan teknisk personal. Samtliga uppsatta mål uppfylldes - formulärdata från fyra formulärtyper lagras i databasen, ärenden kan statusmarkeras och följas upp i en adminvy med filtrering och sökning, automatiska mailnotifikationer skickas vid nya ärenden och formulären är visuellt anpassade till webbplatsens tema. Användartester med kontaktpersonen och en utomstående användare bekräftade att systemet är tillräckligt intuitivt för användare utan teknisk bakgrund. Arbetet belyser även etiska aspekter kring hantering av personuppgifter och sårbara målgrupper, och lämnar förslag på fortsatt utveckling av systemet. 

The aim of this thesis project was to answer the question of how a WordPress plugin can be developed to improve case management for the non-profit organization Helping People Sundsvall. The organization previously handled incoming requests through Google Forms, Google Sheets, and the WordPress plugin Contact Form 7—a fragmented system with no unified way to assign statuses, filter cases, or track follow-ups. The project was carried out using an iterative development methodology, in which the system was built in stages with continuous testing, combined with a verification-based evaluation of the completed system against a defined requirements specification. Development took place locally in a XAMPP environment using WordPress and PHP, and the plugin was deployed on the organization’s web hosting service provided by Loopia. The study demonstrated that it is entirely feasible to develop an integrated case management system as a custom WordPress plugin, and that such a solution is well suited to a small non-profit organization without dedicated technical staff. All project objectives were achieved: form data from four different form types is stored in the database, cases can be assigned statuses and monitored through an administrative interface with filtering and search functionality, automatic email notifications are sent when new cases are submitted, and the forms are visually adapted to match the website’s theme. User testing conducted with the organization’s contact person and an external participant confirmed that the system is sufficiently intuitive for users without a technical background. The project also highlights ethical considerations related to the handling of personal data and vulnerable target groups, and provides suggestions for future development of the system.