Mid Sweden University

Syftet med denna studie var att bidra till kunskapen kring vilken inverkan av användningen av artificiell intelligens har på tillgängligheten till arkiven, samt undersöka hur lagstiftning, i synnerhet rörande handlingsoffentlighet, påverkar AI-användningen. För detta genomfördes en kvalitativ fallstudie av Riksarkivet och dess användning av AI. Insamlad data bestod huvudsakligen av dokumentation som Riksarkivet själva gjort tillgängligt på deras webbplats. Datan analyserades med bakgrund av relaterad forskning samt huvuddragen i relevant lagstiftning. 

Av analysen av datan drogs slutsatsen att AI i huvudsak har positiv inverkan på tillgängligheten. Dess användning möjliggör att användaren på egen hand lättare kan eftersöka och ta del av handlingarna, det öppnar upp möjligheter till nya forskningsfrågor och -områden som inte tidigare var möjliga, och det bidrar även till en effektivisering av handläggning av förfrågningar på de samlingar som inte kan tillgängliggöras i sin helhet. Den enda möjliga nackdelen för tillgängligheten som kunnat identifieras är frågan om urval av vilka samlingar som ska tillgängliggöras med AI, men som det framgår av det studerade fallet så kan detta hanteras dels genom att föra en dialog med forskningssamhället, dels genom att se till den direkta nyttan av AI-användningen med en viss samling. 

I det studerade fallet syns inga uttalade begränsningar som kommer av offentlighets- och relaterad lagstiftning. De begränsningar kring hantering av personuppgifter och sekretessbelagd information som tidigare forskning belyst tycks i dagsläget hanteras genom att använda AI på samlingar där lagstiftning såsom OSL och GDPR inte är aktuella, respektive användning på alternativa sätt på de samlingar som skulle kunna omfattas av lagstiftningen. En möjlig positiv effekt av offentlighetsprincipen kan synas i det att man använder sig av crowdsourcing i arbetet med AI, men i övrigt har inga konkreta positiva effekter av handlingsoffentligheten kunnat härledas. Vidare studier krävs.

This study aimed to contribute to the knowledge base regarding artificial intelligence and its impact on accessibility of archives, as well as to examine how legislation related to freedom of information affects AI usage. This was accomplished by conducting a qualitative case study of the Swedish National Archives (Riksarkivet) and its use of AI. Collected data mainly consisted of documentation made available by Riksarkivet on their website. Data analysis was conducted based on existing research and the main points of relevant laws. 

The conclusion reached was that AI mainly has a positive impact on the accessibility of archives. It facilitates a higher degree of user independence in searching and access, it enables access to new research domains previously unexplored, and it contributes to increased efficiency in managing access requests for collections that are not suitable for publication in their entirety. The only possible drawback for accessibility that was able to be identified was the matter of evaluation of what collections on which to implement AI. However, as was apparent in the case in question, this can be handled by consulting the research community, as well as by considering the direct benefit of increased accessibility of a given collection. 

In the case at hand, no explicit limitations stemming from freedom of information and such laws could be identified. Existing research outlines challenges in the management of personal and/or sensitive information. This is, in this case, circumvented by mainly using AI with collections where such laws are not applicable, or using it in alternate ways with collections where they are. A possible positive effect of the freedom of information might be apparent in Riksarkivet's usage of crowdsourcing. Other than that, however, no definite positive effects could be identified. Further research is needed.