Mid Sweden University

The aim of this study is to explore whether trends in sustainability and digitalisation from the 1980s until today have left any significant practical or epistemological footprints on the quality management paradigm. The study design consists of a mixed-methods approach that applies a data-mining methodology and content analysis to the digital archives of eight scientific journals: six within the quality management (QM) domain and two with a focus on operations management (OM). The data set contains an unbroken time series of over 12,000 research paper abstracts, the first of them published in 1980, giving the study a coverage of almost 40 years. The findings show that sustainability came onto the scholarly scene in 1996 and has since become an increasingly popular research area. In regard to digitalisation, the story is quite different, as the concept is currently absent from the scholarly QM and OM literatures. However, a search for information technology (IT) and information systems (IS) revealed that these topics have been gaining attention since the 1980s. However, it was found that QM research only addresses one part of digitalisation, omitting several interesting dimensions. One example is that the QM and OM literatures address IS mainly in relation to standardised guidelines and business processes within organisations. At the same time, we found a handful of studies combining QM and topics related to modern digitisation, like social media. 

In the present narrative analysis, we explore how coworking in a rural context is understood by stakeholders and members in relation to ideas on centre/periphery. Coworking, encompassing a variety of activities, is mostly understood as an urban phenomenon in practice and research. There is a gap in the literature when it comes to how coworking spaces in rural settings are made sense of by stakeholders and members. Here, these understandings specifically will be explored in relation to a theoretical framework on centre/periphery. That is, the dichotomisation of urban-rural is here understood as a social construct implying an urban norm where what is defined as the centre is made sense of as preferable in relation to what is defined as the periphery. Stories of coworking in rural settings are explored through narrative analysis. Based on interviews with 15 persons in northern Sweden, the analysis shows that coworking in rural settings was made sense of in relation to three different storylines, presented as vignettes. From the results of the narrative analysis, we discuss perspectives on centre/periphery and how these concepts can deepen and contribute with further nuances for the understanding of coworking in rural conditions.

BakgrundNyliberal styrning, såsom new public management (NPM) och nedskärningar inom högskolesektorn har lett till allvarliga förändringar inom lärosätena och den akademiska professionen. Denna negativa utveckling påverkar kvaliteten på det akademiska arbetet och arbetsförhållanden inom akademin och ökar risken för sämre hälsa bland medarbetarna och minskad produktivitet. På grund av till exempel administrativ arbetsbelastning och digitala kommunikationssystem har arbetsavbrott och fragmentering ökat vilket i sin tur stör s.k. ”deep work”. Att slutföra uppgifter utan avbrott har blivit en lyx och medarbetare kompenserar ofta avbrotten genom att arbeta snabbare, vilket kan leda till ökad upplevd stress, frustration, tidspress och ansträngning.  Avbrott i arbetet kan vara produktiva om de handlar om det pågående arbetet, men om de handlar om något annat kan de orsaka störningar och leda till att fokus och tankeprocesser måste ställas om, vilket bidrar till fragmenteringen. Fragmentering bör också förstås som ett resultat av minskad autonomi över hur och när olika arbetsuppgifter ska ske under arbetsid. Eftersom fragmentering påverkar hur anställda använder sin arbetstid och i förlängningen arbetsmiljön och kvaliteten på det akademiska arbetet, behöver vi undersöka orsakerna till fragmentiseringen men också strategier för att kunna hantera en fragmenterad arbetsvardag. 

SyfteSyftet med denna studie var att undersöka forskares och undervisande personals erfarenheter av fragmentisering och vilka strategier som används för att åstadkomma mer sammanhängande tid.

MetodForskningen genomfördes vid ett svenskt universitet med 26 000 studenter och 1 200 anställda. Ett tvärvetenskapligt projekt initierades och finansierades av universitetets ledning med syftet att identifiera orsaker till fragmentering av akademiskt arbete och föreslå förbättringar. Utöver anställdas erfarenheter och strategier för hantering av fragmentisering undersöktes också betydelsen av styrdokument och övergripande processer för förekomsten av fragmentisering. Projektet pågick från januari 2023 till mars 2025. I denna studie presenteras resultat från den aktionsforskning som gjordes för att synliggöra forskares och undervisande personals erfarenheter av fragmentisering.  

Forskare och lärare från olika delar av universitetet ombads att svara på två frågor: Hur skapar du ostörd tid? Vad anser du är orsakerna till fragmentering? Totalt samlades svar in från 118 personer. Svaren på frågorna analyserades i forskargruppen genom att de tematiskt grupperades och därefter sattes rubriker som återspeglade innehållet.

ResultatResultaten visar att fragmentering orsakas av en kombination av många olikartade och ökade arbetsuppgifter, brist på resurser och många digitala system och kommunikationsvägar. Medarbetarna beskriver en lean organisation där arbetet till stor del styrs av administrativa logiker som försvårar planering och ökar stressen.

Strategierna för att skapa sammanhängande tid var individuella strategier, som innebar ständigt arbete och ofta misslyckades. Strategier verkade orsaka en individualisering av arbetssituationen snarare än att öppna upp möjligheten till kollektiva strategier.

Sammantaget överensstämmer resultaten med den problembild av arbetsförhållanden som framkommit i tidigare forskning om svårigheterna att utöva professionellt arbete inom offentliga verksamheter styrda av NPM. Resultaten visar också hur det har skapat fragmentisering som ett centralt arbetsmiljöproblem men som framförallt hanteras med individuella strategier.

Purpose: The purpose of this research is to explore experiences with and causes of the work interruptions and fragmentation that occur in the daily work of academic staff. This research also aims to explore strategies for managing these issues.

Methodology: As part of a research project, data were collected from a workshop featuring academics to investigate their experiences of workfragmentation and the strategies they used to manage this issue. These academics were asked to individually write down ways of creating coherent time and their perceptions of the reasons underlying the fragmentation of work. They were then asked to discuss and reflect on this topic in groups based on their work roles, after which the groups’ answers were summarized. The written answers were analysed by a total of four researchers working on this project in two separate rounds.

Findings: The analysis resulted in fourteen group labels of experiences and causes of work interruptions and fragmentation, including Knowledge, Resources, Communication, Unplanned tasks, Planning, Digital systems, Processes, Job duties, Administration, (Over)ambition, Meetings, Set-up time, Quality work and Help and support. In the analysis of the strategies used to manage work interruptions and fragmentation, seven groups were identified: Conscious planning to create space for coherent time, Need for knowledge that offers the ability to create coherent time, Control the communication, Support/lead, Working hours, Prioritize, and Respect others and their time.

Research limitations/implications: The research was conducted by reference to a group of heads of subjects drawn from one university.

Originality/Value: Qualitative research on interruptions and fragmentation in higher education institutes (HEI) is rare.

During the pandemic, physical meetings were supposed to decrease as much as possible to avoid the virus to spread. Before the pandemic, the physical meeting favoured social care and home health care in Sweden. One solution was to digitize as many of these meetings as possible. Therefore, we investigated this transition in a web survey, including questions with predetermined and open-ended answers. The web-survey was sent to co-workers in home health care and social care in a middle-seized municipality in Sweden. The results showed that not all meetings could be transformed, like meetings with citizens with hearing or cognitive impairments. Challenges related to the transformation were instability in technical equipment, the professionals’ and citizens’ knowledge of handling technical equipment, and access to technical equipment support. Despite this did the co-workers digitize meetings whenever possible, adding operational and problem-solving attitude to the transformation. Due to this study’s limitation, like respondents from one municipality and the pandemic’s length, we intend to investigate further and understand the development of the transformation and how knowledge in the area increases.

Syftet med denna rapport är att belysa digital teknologis påverkan på innovationsarenor. Vi har inom ramen för Interreg-projekt SMICE deltagit i arbetet med skapa innovationsarenor och då använt oss av digital teknologi. Den digitala teknologiin har använts för att främja deltagandet på innovationsarenor genom att erbjuda personer som har långt till dessa eller har andra förhinder från att kunna delta fysiskt. Vi undersökte detta genom fyra olika fall där den digitala teknologin användes på olika sätt för att säkerställa deltagande på distans och genom att verifiera våra resultat med experter inom området. Våra resultat analyserades baserat på tidigare kunskap inom öppen innovation samt distanslärande och resultatet visar att digital teknologi är en resurs att räkna med när det gäller att skapa innovationsarenor. Resultaten visar också att det finns utmaningar med att använda digital teknologi såsom: identifiera digital teknologi som kan stödja processerna, lära sig använda teknologin, inkorporera teknologin i processerna och att stödja andra aktörers teknologianvändning.Vi ser fram emot att digital teknologi används mer vid skapande av innovationsarenor och att forskningen fördjupas för att det blir ett sömlöst deltagande för alla deltagare. 

Det här är en kokbok för förändringsledare. Du kan använda denna bok om du ska leda utvecklingsaktiviteter och letar efter bra och beprövade metoder för att leda grupper och processer. Vi beskriver metoderna som vi har använt inom vårt projekt SMICE, i  vilket sammanhang metoderna använts och när de olika metoderna fungerat bra. Vår förhoppning med att nedteckna dessa metoder är att du ska inspireras och vågar  prova något nytt för att skapa nytta. Vi tror att ett detaljerat sätt att dokumentera metoderna gör dem mer användbara för dig men också för oss själva. Metoderna är graderade efter vilket behov av förkunskap och förberedelser du behöver, från det enklaste, där du kan öppna kokboken och använda metoden på en gång, till metoder som kräver utbildning eller specialistkompetens innan du sätter igång. Boken är indelad i fyra huvuddelar; Starta, Forma, Utveckla och förankra och Bygga vidare. Till dessa delar har vi identifierat metodstöd som kan användas vid en rad olika tillfällen; vid idégenerering, vid idéutveckling, vid affärsutveckling, för att inspirera, för att skapa samsyn och samverkan och för att mobilisera större grupper av människor och organisationer. Något för alla, alltså. Avslutningsvis finner du tips och stöd för att driva dessa utvecklingsprocesser på distans med digitala verktyg i digitala möten. Ska vi sammanfatta någon lärdom av detta arbete så blir det våra nycklar som presenteras på nästa sida. Du kan se dessa nycklar som våra bästa råd för att du ska lyckas med ditt  arbete med att leda processer och att ordna möten. Lycka till!

Metoderna har testats och utvecklats inom SMICE - Samskapande Mittnordisk Innovationsarena för Cirkulär Ekonomi, ett projekt inom Interreg som pågått  2017-2020. 

Digital technology enables multi-relational collaborations between parties with different experiences, knowledge, values, and goals. Regarding digital technology triggering enterprise transformation, boundary object as theoretical model for understanding such differences in development is not well understood, especially the ways boundary object emerges in practice. We inquired what traces of boundary object properties can be identified in data hub development narratives. An interpretive approach was chosen for understanding experience-centered narratives that origins from interviews conducted in two separate studies of national development of data hubs for the electricity market in Denmark and Sweden respectively. Through a literature review covering boundary objects, nine prosperities were chosen for the theoretical frame used in the interpretation of the narratives. The conclusion was that boundary object properties were part of the narratives of the data hub developments early on in the in-use taking processes and even before the digital artifact was taken into use.

Purpose

For anyone digging into the concepts, it becomes obvious that action research and quality management are a really nice match. They share many of their conceptual roots, intentions, core principles/dimensions and processes. Current best practice of quality management can even be understood as doing and strengthening action research processes, in terms of the Plan-do-study-act cycle (PDSA), in organizations. However, the choice, design and application of action research within quality management research is surprisingly seldom discussed or shared. The purpose of this paper is hence to elaborate on how action research and quality management are closely interrelated and how action research can be used more frequently and successfully in quality management research. In addition, the paper hopes to contribute to revitalizing what could be considered the most fundamental practice of quality management: the PDSA cycle.    

Method

The paper is based on a conceptual discussion combined with illustrative experiences and learnings from several research projects that have applied action research to develop the field of Quality Management. The projects and examples illustrate and share both experiences of dancing at its best and a few uncomfortable falls.

Findings

The paper identifies several critical factors to consider when designing and applying action research within quality management research. 

Practical Implications

As action research is defined by its double aim, developing both scientific knowledge and practice, the ability to successfully design and apply action research in quality management research has large practical implications. One obvious risk if this dance fails is that academic researchers draw back from practice and their ambitions of developing and contributing to practice in their research. The findings of the paper are hoped to increase the number of successful future applications of action research within quality management.

Originality

The study provide insights in an area sparsely discussed in previous academic work.