Mid Sweden University

BakgrundNyliberal styrning, såsom new public management (NPM) och nedskärningar inom högskolesektorn har lett till allvarliga förändringar inom lärosätena och den akademiska professionen. Denna negativa utveckling påverkar kvaliteten på det akademiska arbetet och arbetsförhållanden inom akademin och ökar risken för sämre hälsa bland medarbetarna och minskad produktivitet. På grund av till exempel administrativ arbetsbelastning och digitala kommunikationssystem har arbetsavbrott och fragmentering ökat vilket i sin tur stör s.k. ”deep work”. Att slutföra uppgifter utan avbrott har blivit en lyx och medarbetare kompenserar ofta avbrotten genom att arbeta snabbare, vilket kan leda till ökad upplevd stress, frustration, tidspress och ansträngning.  Avbrott i arbetet kan vara produktiva om de handlar om det pågående arbetet, men om de handlar om något annat kan de orsaka störningar och leda till att fokus och tankeprocesser måste ställas om, vilket bidrar till fragmenteringen. Fragmentering bör också förstås som ett resultat av minskad autonomi över hur och när olika arbetsuppgifter ska ske under arbetsid. Eftersom fragmentering påverkar hur anställda använder sin arbetstid och i förlängningen arbetsmiljön och kvaliteten på det akademiska arbetet, behöver vi undersöka orsakerna till fragmentiseringen men också strategier för att kunna hantera en fragmenterad arbetsvardag. 

SyfteSyftet med denna studie var att undersöka forskares och undervisande personals erfarenheter av fragmentisering och vilka strategier som används för att åstadkomma mer sammanhängande tid.

MetodForskningen genomfördes vid ett svenskt universitet med 26 000 studenter och 1 200 anställda. Ett tvärvetenskapligt projekt initierades och finansierades av universitetets ledning med syftet att identifiera orsaker till fragmentering av akademiskt arbete och föreslå förbättringar. Utöver anställdas erfarenheter och strategier för hantering av fragmentisering undersöktes också betydelsen av styrdokument och övergripande processer för förekomsten av fragmentisering. Projektet pågick från januari 2023 till mars 2025. I denna studie presenteras resultat från den aktionsforskning som gjordes för att synliggöra forskares och undervisande personals erfarenheter av fragmentisering.  

Forskare och lärare från olika delar av universitetet ombads att svara på två frågor: Hur skapar du ostörd tid? Vad anser du är orsakerna till fragmentering? Totalt samlades svar in från 118 personer. Svaren på frågorna analyserades i forskargruppen genom att de tematiskt grupperades och därefter sattes rubriker som återspeglade innehållet.

ResultatResultaten visar att fragmentering orsakas av en kombination av många olikartade och ökade arbetsuppgifter, brist på resurser och många digitala system och kommunikationsvägar. Medarbetarna beskriver en lean organisation där arbetet till stor del styrs av administrativa logiker som försvårar planering och ökar stressen.

Strategierna för att skapa sammanhängande tid var individuella strategier, som innebar ständigt arbete och ofta misslyckades. Strategier verkade orsaka en individualisering av arbetssituationen snarare än att öppna upp möjligheten till kollektiva strategier.

Sammantaget överensstämmer resultaten med den problembild av arbetsförhållanden som framkommit i tidigare forskning om svårigheterna att utöva professionellt arbete inom offentliga verksamheter styrda av NPM. Resultaten visar också hur det har skapat fragmentisering som ett centralt arbetsmiljöproblem men som framförallt hanteras med individuella strategier.

In this programme, we map and examine local labour market programmes (LLMPs) at the municipal level in Sweden. This includes their institutional structure and organisation, as well as the experiences of participants in the programmes, using a longitudinal approach with the aim to improve LLMPs. The long-term goal is to increasing the inclusion of LLMP participants in working life. To answer the programme’s questions, data will be collected and analysed within the four work packages. In each work package, a mixed-method approach is applied with a combination of quantitative and qualitative methods. The programme is informed by three overarching general theoretical approached, tying together institutional ethnography, intersectional studies of structural inequalities on different levels, and the role of emotions in everyday work. At the organisational level (WP 1), we will investigate the circumstances under which LLMPs are performed and negotiated by those involved. Here, the internal organisation, activities and methods are the focus. This approach will result in knowledge about the characteristics of these organisations and the factors promoting the inclusion of underrepresented groups in working life. By examining the activities in LLMPs (WP 2), we will be able to determine how their institutional structure differs between regions in Sweden, how the different municipalities work with labour market policy, how they translate national policy into the local context, how they organise their work and which initiatives they choose to adopt. By examining the individual experiences of those who are directly affected by such incentives (WP 3), knowledge and understanding will be obtained of the connections between experiences and labour market policies. This will give important insights into the functioning of local programmes and of the opportunities to create entry into the labour market. Furthermore, in WP4 we will develop and test an effect evaluation of work methods used in LLMPs and their effect on clients’ progress over time.

Purpose: The purpose of this research is to explore experiences with and causes of the work interruptions and fragmentation that occur in the daily work of academic staff. This research also aims to explore strategies for managing these issues.

Methodology: As part of a research project, data were collected from a workshop featuring academics to investigate their experiences of workfragmentation and the strategies they used to manage this issue. These academics were asked to individually write down ways of creating coherent time and their perceptions of the reasons underlying the fragmentation of work. They were then asked to discuss and reflect on this topic in groups based on their work roles, after which the groups’ answers were summarized. The written answers were analysed by a total of four researchers working on this project in two separate rounds.

Findings: The analysis resulted in fourteen group labels of experiences and causes of work interruptions and fragmentation, including Knowledge, Resources, Communication, Unplanned tasks, Planning, Digital systems, Processes, Job duties, Administration, (Over)ambition, Meetings, Set-up time, Quality work and Help and support. In the analysis of the strategies used to manage work interruptions and fragmentation, seven groups were identified: Conscious planning to create space for coherent time, Need for knowledge that offers the ability to create coherent time, Control the communication, Support/lead, Working hours, Prioritize, and Respect others and their time.

Research limitations/implications: The research was conducted by reference to a group of heads of subjects drawn from one university.

Originality/Value: Qualitative research on interruptions and fragmentation in higher education institutes (HEI) is rare.