Mid Sweden University

Offentlig sektor står inför stora utmaningar samtidigt som kraven och förväntningarna på välfärdstjänsterna ökar. Det finns behov av effektivisering och förändrade arbetssätt för att hantera dessa utmaningar och för att fatta faktabaserade beslut i rätt riktning behövs ett bra beslutsunderlag. Uppföljning av offentliga verksamheter är viktig för att få insyn i hur verksamheten fungerar, hur väl man arbetar mot de uppsatta målen och vilka värden som egentligen skapas för medborgarna på både individ- och samhällsnivå. Att mäta värde och kvalitet är dock komplicerat, särskilt i komplexa tjänsteorganisationer och det finns en risk för oönskade effekter som detaljstyrning, ökad administration och minskad tillit till professionen. Tidigare forskning visar också att det är viktigt med både samverkan och en övergripande systemsyn men att det trots detta i realiteten arbetas till stor del i stuprör, vilket också gäller den uppföljning som sker. 

Denna studie syftar till att bidra med mer kunskap kring utmaningarna med mätning och styrning i offentlig sektor. En kvalitativ fallstudie av två offentliga verksamheter genomfördes för att undersöka hur och i vilka syften mätning och uppföljning genomförs och vilka utmaningar som finns med detta. En omfattande litteraturstudie genomfördes och därefter en kvalitativ innehållsanalys av aktuella styrdokument samt totalt sju semistrukturerade intervjuer med chefer på nyckelpositioner. 

Resultaten visar att mängden uppföljning är relativt omfattande och till stor del initieras från styrande håll i syfte att granska verksamhetens måluppfyllnad även om det närmre kärnverksamheten också förekommer uppföljning i mer utvecklande och förbättrande syfte. 

Studien pekar också på behovet av samverkan och en övergripande systemsyn för att undvika stuprörstänk och suboptimering men att det inom organisationerna finns strukturella hinder för detta. Det framkommer också att uppföljningen till stor del utgår från kvantitativa data, men att dessa bör sättas i ett sammanhang och kompletteras med kvalitativ information, såsom berättelser. Studien bidrar med insikter om hur offentlig sektor kan förbättra mätning och styrning för att öka värdet för medborgarna.

The public sector is facing many challenges while the expectations on welfare services are increasing. There is a need for changed and more efficient working methods to deal with these challenges. In order to make informed choices, information about the services provided is crucial. Monitoring public activities is important to gain insight into how the organization work, how well they work towards the set goals and what values are actually created for citizens at both individual and societal levels. 

Measuring value and quality is however complicated, especially in complex service organizations and there is a risk of unwanted effect such as increased administration, reduced trust in the professional judgement and micromanagement. Previous research also shows that it is important to have both collaboration and an overall system view, but that despite this, in reality, it is largely worked in silos, which also applies to the follow-up that takes place.

This study aims to contribute with more knowledge about the challenges of measurement, monitoring and control in the public sector. A qualitative case study of two public organizations was conducted to examine how and for what purposes measurement and monitoring are carried out and what challenges this can entail. An extensive literature review was conducted which was then followed by a qualitative content analysis of organizational policies and a total of seven semi-structured interviews with manager in key positions.

The results show that the amount of monitoring is relatively extensive and is at large initiated by the governing authorities with the aim of assessing goal achievement, however there are also examples of monitoring for the purpose of developing and improving at lower organizational levels. 

The study also highlights the need for collaboration and systems perspective to avoid suboptimization and silo-thinking, although there are many structural barriers to beat. Audit and monitoring are in the studied cases largely based on quantitative data which should be put into context and complemented with qualitative information such as narratives and examples. The study provides insights into how the public sector can improve measurement and control to increase value for citizens.