Mid Sweden University

The ambition of this study is to investigate the use of electronic errand management systems in health care organisations. More specifically, this study intends to investigate which types of errands, which are handled in a digital errand management system (Procapita Plus) by nurses in nursing homes located in a city in Norrland, are suitable to be handled by Robotic Process Automation (RPA). The study was conducted by first addressing the knowledge gap in research on the lack of efforts to use digital errand management systems in health care organisations, partly due to the challenge of identifying the types of errands that are suitable to be handled by RPA in these organisations. Therefore, the research question was posed as to what types of errands are suitable to be handled by RPA in health care organisations. The approach to answer the study's research question is to first create a theoretical framework to collect criteria that can be used to identify suitable errands for RPA; The criteria should be repetitive, rule-based, complex and time-consuming. In addition, it has used five levels of automation for RPA. A mixed method, that is, interview and questionnaire are designed to collect empirical data for the study. The aim of the interviews is to collect errands handled in Procapita Plus and find out how handling these errands affect respondents in their daily work. The questionnaire intends to estimate collected errands via the study's theoretical framework of respondents. The results of the study show that out of 10 errands collected, seven errands have reached automation level three and three errands have reached automation level four. The reason why some errands have reached higher automation level than the others is that the number of actions taken by health care providers are fewer and they meet a greater number of criteria. The common factor between all errands has been that the process of errands management takes the form of a collaboration between a human (care provider) and a digital system (Procapita Plus). Lessons learned from the results of the study can be used to further study the possibilities of realising value by using digital systems in health care organisations in the long term, which is still unclear.

Ambitionen med denna studie är att undersöka användning av digitala ärendehanteringstjänster i vård- och omsorgsverksamheter. Mer specifikt ämnar denna studie att undersöka vilka typer av ärenden, vilka hanteras i ett digitalt verksamhetssystem (Procapita Plus) av sjuksköterskor på äldreboenden som ligger i en stad i Norrland, är lämpliga för att hanteras av Robotic Process Automation (RPA). Studien har utförts genom att först adressera kunskapsluckan inom forskning om bristfälliga satsningar med att använda digitala ärendehanteringstjänster i vård- och omsorgsverksamheter, bland annat på grund av utmaningen med att identifiera vilka typer av ärenden som är lämpliga för att hanteras av RPA i dessa verksamheter. Därför ställdes forskningsfrågan om vilka typer av ärenden som är lämpliga för att hanteras av RPA i vård- och omsorgsverksamheter. Tillvägagångssättet för att besvara studiens frågeställning är att först skapa ett teoretiskt ramverk för att samla in kriterier som kan användas för att identifiera lämpliga ärenden för RPA. Kriterierna ska vara repetitivt, regelbaserat, komplext och tidskrävande. Dessutom används det av fem nivåer av automation för RPA. En mixad metod, det vill säga intervju- och enkätundersökning utformas för att samla in empiriska data till studien. Målet med intervjuundersökningen är att samla in ärenden som hanteras i Procapita Plus och ta reda på hur hantering av dessa påverkar respondenter i sin arbetsvardag. Enkätundersökningen har för avsikt att skatta insamlade ärenden via studiens teoretiska ramverk av respondenter. Studiens resultat visar att av 10 insamlade ärenden har sju ärenden nått automationsnivå tre och tre ärenden har nått automationsnivå fyra. Anledningen till att vissa ärenden har nått högre automationsnivå än de andra är att antal åtgärder som vidtas av vårdutförare är färre samt de uppfyller fler antal kriterier. Det gemensamma mellan samtliga ärenden har visat sig vara att processen att hantera ärenden har formen av ett samarbete mellan människa (vårdutförare) och ett digitalt system (Procapita Plus). Lärdomar från studiens framtagna resultat kan användas för att studera vidare om möjligheter med att realisera värde genom att använda digitala system i vård- och omsorgsverksamheter på lång sikt, vilket fortfarande är oklart.