Mid Sweden University

I vårt gemensamma samhälle anses volontärarbete ofta vara något speciellt, något som man kan ha eller inte ha. Denna missuppfattning beror delvis på bristande kunskap och intresse för denna typ av aktivitet. Men trots detta har volontärarbete alltid varit och kommer att förbli en central del av samhällets utveckling och funktion. I praktiken ser vi att den vanligaste formen av ideellt arbete är förmågan hos människor att organisera sig på lokal nivå (vanligtvis i en förening) för att lösa specifika lokala problem. Det civila samhället har alltid olika ideella organisationer. Ett sådant samarbete kan göra vad ingen annan kan. Ideella styrkor kan göra vad regeringen eller företagen inte kan (inte vill). Medborgarna kan spela en viktig roll för att hjälpa offren i olika krissituationer och kan också vara ovärderliga för myndigheterna. 

Men volontärernas arbete är inte alltid väl dokumenterat. För att få en fullständig bild av alla deltagare och deras engagemang i nödsituationer måste registerhantering ta hänsyn till dess mångfald. ISO 15489–1:2016, en internationell standard för dokumenthantering, beskriver att systematisk dokumenthantering är viktig för både organisationer och samhälle för att skydda och upprätthålla tillförlitliga register, främst som bevis för att åtgärder har genomförts och för det andra som stöd för framtida åtgärder och lösningar. 

Denna studie undersöker frågor relaterade till ett så ganska problematisk fråga i ideella organisationers lösning av en krissituation som att dokumentera deras medlemmars/deltagares arbete. Med hjälp av två ideella organisationer (Missing People Sweden och Svenska Röda Korset) granskas och analyseras de åtgärder som vidtas av organisationer för att lösa detta problem - hur man ska dokumentera volontärernas arbete, hur denna dokumentation kommer att sparas/ arkiveras för användning i framtiden. Intervjuer genomfördes med de studerande organisationerna, som låg till grund för slutsatser om den aktuella situationen. Dokumentteori och Records continuum modell togs som en teoretisk grund för uppsatsen. Som forskningsmetod används en instrumental fallstudie, baserad på studier av tillgänglig litteratur och vetenskaplig forskning och genomförande av kvalitativa intervjuer. Den diskuteras också hur organisationer som helhet hanterar frågan om information- och dokumenthantering i sina organisationer. 

Studien visar att båda undersökta organisationerna dokumenterar medlemmarnas/deltagarnas arbete som återspeglar denna aktivitet i slutrapporterna om det utförda arbetet. All denna dokumentation förvaras vanligtvis endast i elektronisk form och bevaras/arkiveras på servrar. När det gäller frågan om dokumenthantering i allmänhet har organisationer helt olika tillvägagångssätt för denna fråga. 

In our society, volunteering is often considered something special, something that one simply does or does not. This misconception is partly due to a lack of knowledge and interest in this type of activity. Nevertheless, volunteering has always been and will remain a central part of the development and functioning of society. In practice, we see that the most common form of non-profit work is the ability of people to organize at the local level (usually in an association) to solve specific local problems. Civil society always has different non-profit organizations. Nonprofit forces can do what the government or corporations cannot (do not want). Citizens can play an important role in helping victims in various crisis situations and can also be of great help to the authorities. 

But the volunteers work is not always well documented. To get a complete picture of all participants and their involvement in emergencies, registry management must consider its diversity. ISO 15489-1:2016, an international standard for document management, describes that systematic document management is important for both organizations and society in protecting and maintaining reliable records, primarily as evidence that actions have been implemented and, secondly, to support future actions and solutions. 

This study examines issues related to such a rather problematic moment in nonprofits resolution of a crisis as documenting the work of their members/participants. With the help of two non-profit organizations (Missing People Sweden and Swedish Red Cross), the measures taken by organizations to solve this problem are considered and analyzed - how to document the work of volunteers, how this documentation will be saved/ archived for future use. Interviews were conducted with the organizations, which formed the basis for conclusions on the current situation. Document theory and the Records continuum model were taken as a theoretical basis for the thesis. An instrumental case study is used as a research method, based on studies of available literature and scientific research, and conducting qualitative interviews. It also discusses how organizations as a whole handle the issue of information and document management in their organizations. 

As the study shows, both organizations document the work of the members/participants that reflects this activity in the final reports on the work performed. All this documentation is usually stored only in electronic form and stored/archived on servers. On the issue of document management in general, organizations have completely different approaches to this issue.