miun.sePublications
Change search
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf
Att välja e-arkiv
Mid Sweden University, Faculty of Science, Technology and Media, Department of Information Systems and Technology.
2019 (Swedish)Independent thesis Basic level (degree of Bachelor), 10 credits / 15 HE creditsStudent thesis
Abstract [sv]

Digitaliseringen har exploderat de senaste 30 åren och tyvärr har inte arkiven hunnit med i denna utveckling. Många kommuner har ännu inte tagit steget ut och infört e-arkiv, från en enkätundersökning som Riksarkivet gjorde 2010 visade det sig att enbart en femtedel av Sveriges kommuner hade infört e-arkiv vilket är väldigt lite med tanke på hur mycket framsteg digitaliseringen har gjort. Det finns två syften med den här uppsatsen; det första är att göra en mindre undersökning för att fånga orsaker till varför vissa kommuner har infört e-arkiv och andra inte.  Den andra är att visa vilka krav det finns på e-arkiv gällande juridiska aspekter, säkerhet, användarvänlighet och vilken kostnad införandet av e-arkiv medför. Uppsatsen är riktad till kommuner med ca 10 000-30 000 invånare där det inte finns samma möjligheter gällande ekonomi och kompetens som en större kommun har. Frågeställningarna är: Vilka krav finns det på e-arkiv gällande juridiska aspekter, säkerhet, användarvänlighet och klarar kommunerna av att bära den kostnaden som e-arkiv medför? Varför har vissa kommuner kommit igång med e-arkiv och andra inte?

Metod för detta är en kombination av litteraturstudie och intervjustudie. Intervju har gjort med två leverantörer av e-arkiv, som vill vara anonyma i denna uppsats och 4 stycken kommuner, varav två stycken har infört e-arkiv och två stycken inte har e-arkiv. Dessa kommuner har valt för att de är kommuner med ca 10 000-30 000 invånare (som rapporten är riktad till). De valdes också ut för att de ligger i närheten av varandra rent geografiskt och kan därmed ge en mer rättvis bild av resultatet.

I resultatdelen besvarades samtliga frågor. Krav på juridiska aspekter är Tryckfrihetsförordningen kap. 2 som säger att alla svenska medborgare har rätt att få ta del av allmänna handlingar. Arkivlagen reglerar vad det finns för krav på arkiv, vad syftet är, vad det ska tillgodose och att myndigheterna ska vårda sina arkiv. Gällande kostad fanns det som ambition att få fram en ekonomisk bild vad e-arkiv kostar. En kommun lämnade ut prisuppgifter och den andra kommunen hänvisade till SKL kommentus som har sekretess på prisuppgifterna. Leverantörerna lämnade inte heller ut prisuppgifter och på grund av detta kunde inte en jämförelse göras, men det ges tips på hur upphandling skulle kunna göras. Gällande säkerhet ges det exempel på saker att tänka på som till exempel behörighetsstyrning i e-arkivet för att skydda arkivet från obehöriga. Gällande tillgänglighet har det i denna uppsats valts att betyda hur tillgänglig e-arkivet är för allmänheten och även funktionshindrade. Därför har Ales e-arkiv granskats och de enlig Post och telestyrelsens - Vägledning för webbutveckling har Ale kommun hamnat på 44 %, de har alltså en bit kvar. Som svar på den andra frågan framkom det efter intervjustudien att den största orsaken till att kommunerna inte kommit igång med e-arkiv är att de saknar kompetens och därmed en eldsjäl som driver i frågan samt resurser.

Abstract [en]

Digitization has exploded over the past 30 years and unfortunately the archives have not been able to do so. Many municipalities have not yet taken the step out and introduced e-archives, from a survey conducted by the National Archives in 2010, it turned out that only one-fifth of Sweden's municipalities had introduced e-archives, which is very little considering how much progress digitalization has made.

There are two purposes for this thesis; The first is to do a small survey to capture reasons why some municipalities have introduced e-archives and others not. The other is to show what requirements there are on e-archives regarding legal aspects, security, user-friendliness and what cost the introduction of e-archives entails. The thesis is aimed at municipalities with about 10,000-30,000 inhabitants, where there are no equal opportunities for finance and competence that a larger municipality has.

The issues are:

What are the requirements for e-archives regarding legal aspects, security, user-friendliness and can the municipalities bear the cost of e-archives?

Why did some municipalities get started with e-archives and others not?

Method for this is a combination of literature study and interview study. Interviews have been done with two suppliers of e-archives, who want to be anonymous in this paper and 4 municipalities, of which two have introduced e-archives and two do not have e-archives. These municipalities have chosen because they are municipalities with about 10 000-30 000 inhabitants (to whom the report is directed). They were also chosen because they are close to each other purely geographical and can thus give a fair picture of the result.

All the questions were answered in the result section.

Requirements for legal aspects are the Freedom of the Press Decree. 2, which states that all Swedish citizens have the right to access public documents. The Archives Act regulates what is required for archives, what the purpose is, what it is supposed to do, and that the authorities are to care for their archives.

In terms of cost, there was the ambition to get an economic picture of what e-archives cost. One municipality submitted price information and the other municipality referred to SKL kommentus which has confidentiality on the price information. The suppliers also did not issue price information and because of this, a comparison could not be made. However, there are some tips on how to think about procurement instead.

Regarding security, there are examples of what one can think of, such as authorization control in the e-archive to protect the archive from unauthorized persons.

With regard to accessibility, this essay has chosen to mean how accessible the e-archive is to the public and also the disabled. Therefore, Ales e-archive has been reviewed and the single Post and Telecom Agency's - Guidance for web development has Ale municipality reached 44 %, so they have a bit left.

In response to the second question, it emerged after the interview study that the biggest reason why the municipalities did not get started with e-archives is that they lack competence and thus a fiery person who drives the issue and resources.

Place, publisher, year, edition, pages
2019. , p. 66
Keywords [sv]
e-arkiv
National Category
Information Systems
Identifiers
URN: urn:nbn:se:miun:diva-35934OAI: oai:DiVA.org:miun-35934DiVA, id: diva2:1301961
Subject / course
Archives and Information Science AV1
Supervisors
Examiners
Available from: 2019-04-03 Created: 2019-04-03 Last updated: 2019-04-03Bibliographically approved

Open Access in DiVA

fulltext(450 kB)27 downloads
File information
File name FULLTEXT01.pdfFile size 450 kBChecksum SHA-512
9c8058bee6569a69f3d4558bcf3bb0afe26ab7f12c5e7071ebc78240e002372467734e8928373d8452776ae17829685c3e3213dc24a2e8118046b1e6c6c3e723
Type fulltextMimetype application/pdf

Search in DiVA

By author/editor
Davidsson, Viola
By organisation
Department of Information Systems and Technology
Information Systems

Search outside of DiVA

GoogleGoogle Scholar
Total: 27 downloads
The number of downloads is the sum of all downloads of full texts. It may include eg previous versions that are now no longer available

urn-nbn

Altmetric score

urn-nbn
Total: 46 hits
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf