miun.sePublications
Change search
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • harvard1
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf
Digitala attityder och kommunikation i förändringsprocessen: Förändringsledning och utmaningar vid införandet av e-arkiv i små kommuner
Mid Sweden University, Faculty of Science, Technology and Media, Department of Information Systems and Technology.
2017 (Swedish)Independent thesis Advanced level (degree of Master (One Year)), 10 credits / 15 HE creditsStudent thesis
Abstract [sv]

Denna studie om utmaningar i införandeprocessen av e-arkiv, visar att digitalisering är komplext och snarast saknar facit. Däremot har studien kunnat visa på viktiga moment och indikationer för hur förändringsprocesser i kommunala verksamheter, speciellt mindre kommuner och verksamheter, kan bedrivas. Studien har visat på hur viktigt det är med förändringledning, framförallt vid införande av ny teknologi, exempelvis e-arkiv.

Studien undersöker de utmaningar som föreligger i införandeprocessen av ett e-arkiv och dess kommunikation, och hur dessa kan minimeras, hur de digitala attityderna ser ut bland kommunala medarbetare, samt hur arkivverksamhetens status kan påverka digitalisering och offentlig förvaltning. Studien visar att attityder till digitalisering och ny teknik är positiva och att de flesta anser sig ha allra minst tillräcklig kompetens inom IT, och dessutom visade enkätundersökningen på en avsaknad av påtagliga skillnader mellan olika åldersgrupper, vad gäller teknik och digitalisering. Det har också tydliggjorts att kunskap, information och kommunikation behövs mer av, i form av exempelvis introduktion och utbildning. E-arkiv bidrar med gedigen verksamhetsplan och grund-läggande behov för sammanhållen förvaltning, långsiktighet, effektivisering, öppenhet, bättre arkivvård, tydlig målbild och enhetliga arbetssätt.

Förändringsledning är nyckeln till framgång, och inte bara för vinstdrivande företag utan minst lika viktigt för kommunala verksamheter och andra statliga institutioner, då det inte bara underlättar att göra ekonomiska vinster, utan att styra processen och alla dess steg som är viktiga. Utan tillgång till en modell av exempelvis Kotters åttastegstyp, är det allt för lätt att missa delar som egentligen är väldigt viktiga. Kanske speciellt i processer relaterade till ny teknologi, som införandet av e-arkiv är, är Kotters och andra processer för förändringsledning ytterst effektiva för att skapa ett bra och långsiktigt resultat.

Abstract [en]

This study on challenges in the implementation process of digital archives shows that digitalisation is complex, and lacks a definite answer on how to handle it best. However, the study specifies some important steps and indicators for change management processes in municipal organisations and especially in small municipalities and organisations. The study has also shown the importance of change management, especially when it comes to the implementation of new technology, such as digital archives.

The study examines the challenges in the implementation process of digital archives and how they can be avoided, what the municipal employees’ attitudes are towards digitalisation as well as how the archive’s operational maturity can affect digitalisation and public administration. The study shows that the attitudes towards digitalisation and new technology are positive, and that most employees consider themselves to have proficient competence in IT. Moreover, the survey shows a lack of prominent differences between different ages when it comes to technology and digitalisation. The survey highlights a lack of knowledge, information and communication, which need to be improved, for example through introduction and education. Digital archives contribute to fund-amental needs such as coherent operations, sustainability, effectivisation, openness, improved archival operations, and a clear vision.

Change management is essentially the key to success, not solely for for-profit companies, but it is just as important for municipal operations and state-run institutions, as it facilitates economic profits without steering the process in any direction. Without access to a model like for example Kotter’s eight step model, it is easy to miss the most important aspects.

Place, publisher, year, edition, pages
2017. , 57 p.
Keyword [en]
digital archive, archive, digitalisation, change management, communication, knowledge management, information management, document management
Keyword [sv]
e-arkiv, arkiv, digitalisering, förändringsprocess, förändringsledning, kommunikation, knowledge management, dokumenthantering, dokumentstyrning, informationshantering
National Category
Information Systems, Social aspects
Identifiers
URN: urn:nbn:se:miun:diva-31136OAI: oai:DiVA.org:miun-31136DiVA: diva2:1119379
Subject / course
Archives and Information Science AV1
Educational program
Magister-/masterprogram i hållbar informationsförsörjning SAIAA 60-120 hp
Supervisors
Examiners
Available from: 2017-07-04 Created: 2017-07-04 Last updated: 2017-07-04Bibliographically approved

Open Access in DiVA

fulltext(1350 kB)2 downloads
File information
File name FULLTEXT01.pdfFile size 1350 kBChecksum SHA-512
0f2ee11ee0812092531ccd1d433e3306c6d25ad8f17ea33935d4a5198b12eeeed826f745d3878c2e372dcc2583409acb3fe638ad7d34e798ec2169c0407dc8de
Type fulltextMimetype application/pdf

Search in DiVA

By author/editor
Rytterfelt, Linda
By organisation
Department of Information Systems and Technology
Information Systems, Social aspects

Search outside of DiVA

GoogleGoogle Scholar
Total: 2 downloads
The number of downloads is the sum of all downloads of full texts. It may include eg previous versions that are now no longer available

Total: 15 hits
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • harvard1
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf