Mid Sweden University

Det är trendigt just nu att utifrån olika aspekter se över vad offentliga upphandlingar bidrar till och vilken roll de ska ha i framtiden. Vissa av dessa aspekter som tas upp i debatten, exempelvis miljökrav och sociala krav, har traditionellt sett inte har hört hemma inom inköp och offentlig upphandling. Men den här typen av krav är sannolikt här för att stanna och det krävs därför effektiva processer som omhändertar den här typen av krav som ställs i allt större utsträckning. Men bortsett från lagstiftning, politiska krav, måluppfyllnad etc. finns det ett egenvärde i att ha effektiva processer. Processperspektivet har fallit lite mellan stolarna nu när det är så mycket annat som är aktuellt och relevant inom upphandlingsvärlden. Syftet med studien är att utveckla kunskap kring styrkor och förbättringsområden i processen ”att ta fram upphandlingsunderlag” för att se hur processen kan utvecklas vidare. Detta sker med utgångspunkt i medarbetarnas egna erfarenheter av att arbeta fram detta underlag. För att besvara syftet, har data har samlats in genom semistrukturerade intervjuer och granskning av en logg. Studien är en fallstudie och den genomfördes som en kvalitativ studie för att få en djupare förståelse för situationen.

Resultatet visar att styrkorna bl.a. är att det finns erfarenhet av upphandlingsprocessen och kunskap om vilka krav lagstiftningen ställer. De förbättringsområden som identifierades är att det i viss utsträckning är oklara förväntningar på vem som ska göra vad. Det finns också bristande förståelse för vilken tid och resurser som krävs för att ta fram ett upphandlingsunderlag.

It's trendy right now to see various aspects of what the public procurement contributes to and what role they will have in the future. Some of these aspects addressed in the debate, such as environmental and social requirements, have not traditionally have belonged in purchasing and public procurement. But this type of requirement is likely here to stay and it therefore requires effective processes that take care of these types of requirements increasingly. But apart from law, political demands, achievement of goals, etc., there is an intrinsic value in having efficient processes. Process perspective has fallen between the cracks a bit now that there is so much else that is current and relevant in the procurement world. The purpose of the study is to develop knowledge about the strengths and areas for improvement in the process "to prepare procurement documentation" to see how the process can be further developed. This is done based on the employees' own experiences of working up this material. To answer the purpose, the data were collected through semi-structured interviews and the examination of a log. The study is a case study and it was conducted as a qualitative study to gain a deeper understanding of the situation.

The result shows that the strengths including is that there is experience in the procurement process and knowledge of the legal standard. The improvement areas identified is that there is to some extent unclear expectations of who should do what. There is also a lack of understanding of the time and resources required to develop a procurement documentation.