miun.sePublications
Change search
Link to record
Permanent link

Direct link
BETA
Publications (10 of 16) Show all publications
Klareld, A.-S., Forsström, S. & Engvall, T. (2019). Blockchainteknologi och arkiv. Nordisk Arkivnyt (1), 46-47
Open this publication in new window or tab >>Blockchainteknologi och arkiv
2019 (Swedish)In: Nordisk Arkivnyt, ISSN 0546-2851, no 1, p. 46-47Article in journal (Other (popular science, discussion, etc.)) Published
Abstract [sv]

Blockchain, främst känd som teknologin bakom Bitcoin, kan användas till mycket mer än kryptovalutor. World Economic Forum har nyligen listat 65 exempel på hur tekniken kan bidra till att lösa olika miljöutmaningar och MIT:s tidskrift Technology Review har beskrivit hur blockchain används i ett flyktingläger för att människor ska kunna köpa förnödenheter utan att behöva vare sig identitetshandlingar eller kontanter. Med nya tekniker för att hantera mänskliga aktiviteter följer också nya former för dokumentation av dessa. I denna artikel kommer vi därför ge en översiktlig bild av hur blockchain kan användas inom arkivsektorn.

Keywords
arkiv blockchain
National Category
Engineering and Technology Computer Engineering
Identifiers
urn:nbn:se:miun:diva-36001 (URN)
Available from: 2019-04-11 Created: 2019-04-11 Last updated: 2019-04-26Bibliographically approved
Klareld, A.-S. (2018). Recordkeeping in an outsourcing public agency. Records Management Journal, 28(1), 99-114
Open this publication in new window or tab >>Recordkeeping in an outsourcing public agency
2018 (English)In: Records Management Journal, ISSN 0956-5698, E-ISSN 1758-7689, Vol. 28, no 1, p. 99-114Article in journal (Refereed) Published
Abstract [en]

Purpose

The purpose of this paper is to discuss the implications of an outsourcing policy for public recordkeeping. The research question addressed is: What are the current impediments to create, capture, organize, and pluralize records produced by contractors to whom work has been outsourced?

Design/methodology/approach

The paper uses the four dimensions of the Records Continuum Model (RCM) as a sructure for understanding what important aspects of recordkeeping that can be affected by an outsourcing policy, and discuss the consequences for the creation of public archives. An investment project at a Swedish public agency with a far-reaching outsourcing policy in the form of a client-contractor model is used as a case to exemplify the problem.

Findings

The findings indicate that the legal framework for recordkeeping needs further development, or clarification as to how it should be interpreted in the outsourcing context. More case studies are needed to provide richer data about recordkeeping challenges arising from outsourcing and further opportunities for theoretical analysis using the Records Continuum Model.

Originality/value

The RCM has been used in a first attempt to understand various aspects of records management practices and what principles need to be taken into account when making such significant organizational structural and cultural changes.

Keywords
Digital archives, Outsourcing, Recordkeeping, Records continuum model, Records management, Sweden
National Category
Other Social Sciences
Identifiers
urn:nbn:se:miun:diva-31637 (URN)10.1108/RMJ-02-2017-0002 (DOI)000426532500006 ()2-s2.0-85042494532 (Scopus ID)
Available from: 2017-09-19 Created: 2017-09-19 Last updated: 2018-04-03Bibliographically approved
Klareld, A.-S. (2017). Closer Together or Further Apart?: Public administration and archives in the digital age. (Doctoral dissertation). Sundsvall: Mid Sweden University
Open this publication in new window or tab >>Closer Together or Further Apart?: Public administration and archives in the digital age
2017 (English)Doctoral thesis, comprehensive summary (Other academic)
Abstract [en]

The research presented in this thesis is about recordkeeping in the public sector, focusing especially on the relationship between the public administration and its archives, and selected aspects affecting the way this relationship is developing in the digital era. Two research questions are addressed: RQ1: What are ‘archives’ and ‘recordkeeping’ in the digital context and the developing e-government? RQ2: What are the indications of current and future challenges regarding the cooperation between public administration and archives? Six studies resulting in six papers form the basis of the thesis. Each study explores a unique aspect of how current developments, discussions, and decisions affect contemporary understanding and practices regarding archives and recordkeeping. Public records are authoritative information resources, crucial in the everyday lives of citizens. Public recordkeeping develops continuously alongside administrative practices, technological achievements, and political goals. Examples include the development of shared services within the public sector and the involvement of the private sector in public infrastructure projects through outsourcing. These processes are currently affected both by digital technologies, which offer new possibilities to create, use, and preserve records, and by e-government, characterized by the combination of information and communication technologies with organizational change to improve public services and democratic participation. In these processes, existing practices are reviewed and revised, and the concepts of ‘archives’ and ‘recordkeeping’ redefined. The research was pursued using an interpretive approach. The research methods used were concept analysis; discourse analysis; literary warrant analysis; phenomenography; critical theory; and the records continuum model as a theoretical structure. The results shows that common usage of the terms ‘archive’ and ‘recordkeeping’ is fluid and changing, which can make decision-making challenging and affect the relationship between archives and administration. Efforts to develop recordkeeping strategies may be hampered by factors related to the different ways in which the nature and role of archives and recordkeeping are perceived, including differing understandings of related concepts; varying discourses on what an archive (or e-archive) is or should be, and different ways of interpreting legal frameworks and their significance.

Place, publisher, year, edition, pages
Sundsvall: Mid Sweden University, 2017. p. 102
Series
Mid Sweden University doctoral thesis, ISSN 1652-893X ; 269
Keywords
archives, digital work processes, discourse, outsourcing, public sector agencies, recordkeeping, records continuum model, Sweden
National Category
Computer and Information Sciences
Identifiers
urn:nbn:se:miun:diva-31636 (URN)978-91-88527-25-7 (ISBN)
Public defence
2017-10-19, L111, Holmgatan 10, Sundsvall, 13:15 (English)
Opponent
Supervisors
Projects
God informationsförvaltningEn effektiv digital informationshantering
Note

Vid tidpunkten för disputationen var följande delarbeten opublicerade: delarbete 6 accepterat.

At the time of the doctoral defence the following papers were unpublished: paper 6 accepted.

Available from: 2017-09-19 Created: 2017-09-18 Last updated: 2018-01-13Bibliographically approved
Klareld, A.-S. & Lindblad-Gidlund, K. (2017). Rethinking archives as digital: The consequences of ‘paper minds’ in illustrations and definitions of ‘e-archives’. Archivaria, 83(Spring), 81-108
Open this publication in new window or tab >>Rethinking archives as digital: The consequences of ‘paper minds’ in illustrations and definitions of ‘e-archives’
2017 (English)In: Archivaria, ISSN 1923-6409, Vol. 83, no Spring, p. 81-108Article in journal (Refereed) Published
Abstract [en]

Culture and discourses affect our understanding of the archive in the digital environment: preconceptions, norms and practices developed in a paper-based administration color and limit perceptions of digital archives. It can be difficult to re-imagine the archive in the context of e-Government, and the networked environment, which increases the complexity of archival issues. This is a global problem, because digital records require other measures than paper records. This takes a foundational approach, focusing on openings and closures of concepts surrounding the idea of archives. Critical theory is used as a lens to study illustrations and descriptions of what an ‘e-archive’ is, and how it should be managed.

 

The analysis is made after three basic principles that the public administration should work towards: (i) a holistic concept of the archive, (ii) a proactive approach to records management, and (iii) striving to integrate the archiving process with the goals and opportunities of e-government.

 

The result indicates that the lack of ‘closings’: commonly understood principles and a shared definition of an e-archive, may restrict the understanding of archives in digital contexts and constrain the development of their full potential. At the same time, the lack of ‘openings’ toward new ways of thinking about and designing e-archives may narrow the scope of possibilities that the digital formats can offer. ‘Paper minds’ may presuppose a ‘stepwise progression’ of records from ‘active’ to ‘archival’ that is unnecessary in the digital context.

Place, publisher, year, edition, pages
Association of Canadian Archivists, 2017
National Category
Engineering and Technology
Identifiers
urn:nbn:se:miun:diva-29997 (URN)2-s2.0-85026815633 (Scopus ID)
Available from: 2017-02-06 Created: 2017-02-06 Last updated: 2018-11-06Bibliographically approved
Anderson, K., Samuelsson, G., Berggren, S., Kallberg, M., Klareld, A.-S. & Olsson, A. (2016). Projektet God Informationsförvaltning. Sundsvall: Mittuniversitetet
Open this publication in new window or tab >>Projektet God Informationsförvaltning
Show others...
2016 (Swedish)Report (Other academic)
Alternative title[sv]
Arkiv- och informationsvetenskap vid Mittuniversitetet: Projektet God Informationsförvaltning
Abstract [sv]

Detta är den första publikationen i skriftserien Arkiv- och informationsvetenskap vid Mittuniversitetet producerad av Centrum för digital informationsförvaltning (CEDIF) vid Avdelningen för Arkiv- och Datavetenskap (ADV), Mittuniversitetet. Rapporten redovisar delar av det projektarbete som genomförts under namnet GoInfo (God Informationsförvaltning), under åren 2012-2015 med medel från Länsstyrelsen Västernorrland, Mittuniversitetet, Härnösands kommun och Riksarkivet Härnösand. Skriftserien är inspirerad av den tidigare rapportserien Arkiv-och informationsvetenskap vid Mitthögskolan, som utkom med sex nummer åren 1999-2000. I förordet till det första numret skrev redaktör Torbjörn Kjölstad “Det är vår förhoppning att rapportserien skall kunna förmedla en del av arkiv- och informationsvetenskapliga verksamheten vid Mitthögskolan. Vi har naturligtvis en strävan att presentera nya resultat inom detta mycket breda forskningsområde men också – och väl så viktigt – nya problemställningar och metodiska experiment”1. Vårt mål med den aktuella serien är densamma som i den tidigare: att dela med oss och sprida resultaten av vår forskning och kunskap.Ämnet arkivkunskap och dokumenthantering startade läsåret 1988/89 som en grundkurs vid Högskolan i Sundsvall/Härnösand, som senare blev Mitthögskolan. 1997 bedömde Högskoleverket att det uppfyllde kraven för magisterutbildning och magisterexamen och samma år ändrades benämningen till arkiv- och informationsvetenskap och år 2005 blev Mitthögskolan fullvärdigt universitet - Mittuniversitetet. Sedan universitet har fått ett allt större fokus på forskning så har också vårt ämne försökt att etablera en mer uttalad forskningsplattform. Det första större projekt ”Framtidens Arkiv” kom också att utgöra startskott för en rekrytering av en professur som tillsattes 2008. I Framtidens Arkiv rekryterades också ett par doktorander Erik Borglund och Lena-Maria Öberg som i anslutning till det projektet och via projekt som Bygga Villa och SMEdoc också disputerade.2 I slutet av 2009 beviljades medel till projekt CEDIF, som fick stöd av EU Europeiska regionala utvecklingsfond, Länsstyrelsen Västernorrland, Mittuniversitetet, Härnösands kommun och Sundsvalls kommun 2009-2012. Projektet syftade till att utveckla modeller för effektiv och långsiktig förvaltning av information inom framför allt offentlig sektor men även privat näringsliv. Inom detta projekt rekryterades doktorander Maria Kallberg och Proscovia Svärd. Maria Kallberg avslutade i december 2013 sin forskarutbildning inom GoInfo med avhandlingen ’The Emperor’s New Clothes’ - Recordkeeping in a New Context3, och samtidigt vinnare av Bureanska priset vid Mittuniversitetet. 2009 doktorerade Anneli Sundqvist med avhandlingen Search Processes, User Behaviour and Archival Representational Systems4.När detta skrivs är totalt tre doktorander aktiva vid avdelningen. Inom GoInfo har Ann-Sofie Klareld varit aktiv som doktorand. Ämnet arkiv- och informationsvetenskap har växt och mognat sedan starten 1988-1989. Utbildningen på grund- och masternivå har utökats med utbildning på forskarnivå och ett forskningsprogram.Sidorna som följer innehåller summeringar och reflektioner från GoInfo. Först ut är projektledaren Göran Samuelsson, som inleder med en övergripande beskrivning. Kapitlen som följer speglar GoInfos delprojekt och forskningsresultat. Ann-Sofie Klareld har skrivit om Arkivets roll inom e-förvaltningen. Sedan får vi insikter från Ann-Sofie Klareld och Annalena Olsson, (Riksarkivet i Härnösand) om Arkivmyndighetens roll i samarbets- och utvecklingsprojekt, utifrån Riksarkivets deltagande i flera projekt, inte minst e-ARD5, sponsrat av e-Delegationen. Karen Anderson och Göran Samuelsson presenterar i kapitlet Omvärldsanalys och teoretiska utgångspunkter de influenser som påverkat vår forskning, som bland annat haft en bas i den modell för informationsförsörjning som utvecklats av Göran Samuelsson. Kapitlet innehåller även några preliminära tankar om hur vi kan använda modellen i anslutning till de mer teoretiska modeller som används inom arkivvetenskap och praktik som; livscykelmodellen, Records Continuum modellen och OAIS-modellen. I kapitlet Myndighetsnätverket och GoInfo, rapporterar Ann-Sofie Klareld om hennes aktionsforskning och utmaningen att balansera rollen som forskare med förväntningar på verksamhetsutveckling. De följande tre kapitlen presentera mer konkreta forskning- och utvecklings ansatser i den kommunala miljön med ett stort fokus på GoInfos samverkans partner Härnösands kommun. Göran Samuelsson och Stefan Berggren ger ett Förslag till modell för strategiarbete för god informationsförvaltning, med användning av några av standarderna kring verksamhetsinformation bland annat ISO/SS 30300 och Riksarkivets RA FS 2009:16.Maria Kallberg skriver om Centraliserad diariefunktion, ett projekt som hon initierade i sin roll som kommunarkivarie i Härnösands kommun och sedan fortsatte att utforska som en del av sitt doktorandprojekt. Stefan Berggren, nuvarande kommunarkivarie i Härnösands kommun, och Göran Samuelsson beskriver sedan arbetet med hantera kommunens lönedata och hur man integrerar den nuvarande digitala hanteringen med äldre pappersbaserade informationen i kapitlet Lönedatafångst. I detta arbete har man försökt att praktiskt tillämpa de framtagna de förvaltningsgemensamma specifikationer för personalsystem (FGS Personal), som togs fram under e-ARD projektet. I ett avslutande avsnitt skriver Göran Samuelsson om Bevarande av geodata, ett alltmer viktigt område eftersom ’everything happens somewhere’ och att dessa data integreras med alltfler verksamhetssystem.Vår förhoppning är att du som läsarna ska kunna dra nytta av och även hämta kunskap från vår forskning, samt inspireras och utmanas att delta och bidra till den framtida arkiv- och informationsvetenskapliga forskningen.

Place, publisher, year, edition, pages
Sundsvall: Mittuniversitetet, 2016. p. 114
Series
Arkiv- och informationsvetenskap vid Mittuniversitetet ; 2016:1
National Category
Computer and Information Sciences
Identifiers
urn:nbn:se:miun:diva-29884 (URN)978-91-88527-05-9 (ISBN)
Available from: 2017-01-18 Created: 2017-01-18 Last updated: 2018-01-13Bibliographically approved
Samuelsson, G., Klareld, A.-S. & Hellmer, E. (2016). SLUTRAPPORT En effektiv digital informationshantering. Stockholm: Trafikverket
Open this publication in new window or tab >>SLUTRAPPORT En effektiv digital informationshantering
2016 (Swedish)Report (Other academic)
Place, publisher, year, edition, pages
Stockholm: Trafikverket, 2016. p. 166
Series
Trafikverket ; 2017:109
National Category
Information Systems
Identifiers
urn:nbn:se:miun:diva-34236 (URN)978-91-7725-106-4 (ISBN)
Available from: 2018-08-14 Created: 2018-08-14 Last updated: 2018-11-06Bibliographically approved
Klareld, A.-S. (2016). “The information has moved away from home”: Conceptions about how an outsourcing policy affects public records management. International Journal of Public Information Systems, 12(1), 22-38
Open this publication in new window or tab >>“The information has moved away from home”: Conceptions about how an outsourcing policy affects public records management
2016 (English)In: International Journal of Public Information Systems, ISSN 1653-4360, Vol. 12, no 1, p. 22-38Article in journal (Refereed) Published
Abstract [en]

Traditionally, public records have been handled and preserved by each creating or receiving agency separately. The existing legal framework in Sweden is still based on this principle. However, recent developments – digital technologies paired with new ways of working – create a more dispersed and complex body of archives. What this means for the practical records management can be discussed. This paper explores the potential consequences of implementing an outsourcing policy at a public agency, by focusing on issues actualized and seen as important by employees. The aim is to understand how the creation of public archives may be affected. The chosen research approach, phenomenography, aims to capture variation in perceptions and describe the range of possible interpretations on a particular topic. Semi structured interviews were conducted with 15 representatives from the agency. The result identified seven matters of particular importance, including effects on information governance, knowledge transfer, and the role of a public agency.

Place, publisher, year, edition, pages
Sundsvall: Mid Sweden University, 2016
Keywords
archives creation, business information systems, information governance, organizational boundaries, outsourcing, public agencies, records management
National Category
Other Social Sciences
Identifiers
urn:nbn:se:miun:diva-29901 (URN)
Projects
ISERVEn effektiv digital informationshantering
Funder
Swedish Transport Administration
Available from: 2017-01-19 Created: 2017-01-19 Last updated: 2017-11-29Bibliographically approved
Klareld, A.-S. (2015). Adapting Official Archives Management to the Context of E-Government. (Licentiate dissertation). Sundsvall: Mittuniversitetet / Mid Sweden University
Open this publication in new window or tab >>Adapting Official Archives Management to the Context of E-Government
2015 (English)Licentiate thesis, comprehensive summary (Other academic)
Place, publisher, year, edition, pages
Sundsvall: Mittuniversitetet / Mid Sweden University, 2015. p. 49
Series
Mid Sweden University licentiate thesis, ISSN 1652-8948 ; 114
National Category
Engineering and Technology
Identifiers
urn:nbn:se:miun:diva-24945 (URN)978-91-88025-00-5 (ISBN)
Presentation
2015-06-11, Wendela, Villa Nybo, Härnösand, 10:00 (English)
Opponent
Supervisors
Projects
God Informationsförvaltning (GoInfo)
Available from: 2015-05-21 Created: 2015-05-19 Last updated: 2015-05-21Bibliographically approved
Klareld, A.-S., Samuelsson, G., Berggren, S., Olsson, A. & Anderson, K. (2015). Fem röster om projektet GoInfo. Arkiv, 14-15
Open this publication in new window or tab >>Fem röster om projektet GoInfo
Show others...
2015 (Swedish)In: Arkiv, ISSN 2001-1555, p. 14-15Article in journal (Other (popular science, discussion, etc.)) Published
Place, publisher, year, edition, pages
Svensk arkivtidskrift, 2015
National Category
Social Sciences
Identifiers
urn:nbn:se:miun:diva-31342 (URN)
Available from: 2017-08-08 Created: 2017-08-08 Last updated: 2018-11-06Bibliographically approved
Klareld, A.-S. (2015). Internationell workshop för doktorander i Marburg. Nordisk Arkivnyt (3), 146
Open this publication in new window or tab >>Internationell workshop för doktorander i Marburg
2015 (Swedish)In: Nordisk Arkivnyt, ISSN 0546-2851, no 3, p. 146-Article in journal (Other (popular science, discussion, etc.)) Published
Place, publisher, year, edition, pages
Statens arkiver Rigsarkivet, 2015
National Category
Humanities and the Arts
Identifiers
urn:nbn:se:miun:diva-31340 (URN)
Available from: 2017-08-08 Created: 2017-08-08 Last updated: 2018-11-06Bibliographically approved
Organisations
Identifiers
ORCID iD: ORCID iD iconorcid.org/0000-0001-6342-0393

Search in DiVA

Show all publications