Mid Sweden University

Translating archival concepts used in the Universal Declaration on Archives into languages with varying archival traditions is challenging. It is essential to make the UDA understandable for the general public without altering the meaning of the original text while ensuring coherence with archival practices in all countries where the target language is spoken. Twelve translators were surveyed on the translation of key UDA terms: archives, archivists, records, memory and open access. They reported on archival terminology resources and strategies they used to resolve difficulties in translating English or French archival terminology into languages that do not possess precisely equivalent concepts. 

With digitalization, professional roles changes. New tasks, skills and collaboration with other professions are needed. This chapter highlight core responsibilities and expertise that records professionals contribute. It also highlight examples from initiatives with open data in Sweden and United Kingdom, as well as development of digitization of accounting in China. 

Detta är den första publikationen i skriftserien Arkiv- och informationsvetenskap vid Mittuniversitetet producerad av Centrum för digital informationsförvaltning (CEDIF) vid Avdelningen för Arkiv- och Datavetenskap (ADV), Mittuniversitetet. Rapporten redovisar delar av det projektarbete som genomförts under namnet GoInfo (God Informationsförvaltning), under åren 2012-2015 med medel från Länsstyrelsen Västernorrland, Mittuniversitetet, Härnösands kommun och Riksarkivet Härnösand. Skriftserien är inspirerad av den tidigare rapportserien Arkiv-och informationsvetenskap vid Mitthögskolan, som utkom med sex nummer åren 1999-2000. I förordet till det första numret skrev redaktör Torbjörn Kjölstad “Det är vår förhoppning att rapportserien skall kunna förmedla en del av arkiv- och informationsvetenskapliga verksamheten vid Mitthögskolan. Vi har naturligtvis en strävan att presentera nya resultat inom detta mycket breda forskningsområde men också – och väl så viktigt – nya problemställningar och metodiska experiment”1. Vårt mål med den aktuella serien är densamma som i den tidigare: att dela med oss och sprida resultaten av vår forskning och kunskap.Ämnet arkivkunskap och dokumenthantering startade läsåret 1988/89 som en grundkurs vid Högskolan i Sundsvall/Härnösand, som senare blev Mitthögskolan. 1997 bedömde Högskoleverket att det uppfyllde kraven för magisterutbildning och magisterexamen och samma år ändrades benämningen till arkiv- och informationsvetenskap och år 2005 blev Mitthögskolan fullvärdigt universitet - Mittuniversitetet. Sedan universitet har fått ett allt större fokus på forskning så har också vårt ämne försökt att etablera en mer uttalad forskningsplattform. Det första större projekt ”Framtidens Arkiv” kom också att utgöra startskott för en rekrytering av en professur som tillsattes 2008. I Framtidens Arkiv rekryterades också ett par doktorander Erik Borglund och Lena-Maria Öberg som i anslutning till det projektet och via projekt som Bygga Villa och SMEdoc också disputerade.2 I slutet av 2009 beviljades medel till projekt CEDIF, som fick stöd av EU Europeiska regionala utvecklingsfond, Länsstyrelsen Västernorrland, Mittuniversitetet, Härnösands kommun och Sundsvalls kommun 2009-2012. Projektet syftade till att utveckla modeller för effektiv och långsiktig förvaltning av information inom framför allt offentlig sektor men även privat näringsliv. Inom detta projekt rekryterades doktorander Maria Kallberg och Proscovia Svärd. Maria Kallberg avslutade i december 2013 sin forskarutbildning inom GoInfo med avhandlingen ’The Emperor’s New Clothes’ - Recordkeeping in a New Context3, och samtidigt vinnare av Bureanska priset vid Mittuniversitetet. 2009 doktorerade Anneli Sundqvist med avhandlingen Search Processes, User Behaviour and Archival Representational Systems4.När detta skrivs är totalt tre doktorander aktiva vid avdelningen. Inom GoInfo har Ann-Sofie Klareld varit aktiv som doktorand. Ämnet arkiv- och informationsvetenskap har växt och mognat sedan starten 1988-1989. Utbildningen på grund- och masternivå har utökats med utbildning på forskarnivå och ett forskningsprogram.Sidorna som följer innehåller summeringar och reflektioner från GoInfo. Först ut är projektledaren Göran Samuelsson, som inleder med en övergripande beskrivning. Kapitlen som följer speglar GoInfos delprojekt och forskningsresultat. Ann-Sofie Klareld har skrivit om Arkivets roll inom e-förvaltningen. Sedan får vi insikter från Ann-Sofie Klareld och Annalena Olsson, (Riksarkivet i Härnösand) om Arkivmyndighetens roll i samarbets- och utvecklingsprojekt, utifrån Riksarkivets deltagande i flera projekt, inte minst e-ARD5, sponsrat av e-Delegationen. Karen Anderson och Göran Samuelsson presenterar i kapitlet Omvärldsanalys och teoretiska utgångspunkter de influenser som påverkat vår forskning, som bland annat haft en bas i den modell för informationsförsörjning som utvecklats av Göran Samuelsson. Kapitlet innehåller även några preliminära tankar om hur vi kan använda modellen i anslutning till de mer teoretiska modeller som används inom arkivvetenskap och praktik som; livscykelmodellen, Records Continuum modellen och OAIS-modellen. I kapitlet Myndighetsnätverket och GoInfo, rapporterar Ann-Sofie Klareld om hennes aktionsforskning och utmaningen att balansera rollen som forskare med förväntningar på verksamhetsutveckling. De följande tre kapitlen presentera mer konkreta forskning- och utvecklings ansatser i den kommunala miljön med ett stort fokus på GoInfos samverkans partner Härnösands kommun. Göran Samuelsson och Stefan Berggren ger ett Förslag till modell för strategiarbete för god informationsförvaltning, med användning av några av standarderna kring verksamhetsinformation bland annat ISO/SS 30300 och Riksarkivets RA FS 2009:16.Maria Kallberg skriver om Centraliserad diariefunktion, ett projekt som hon initierade i sin roll som kommunarkivarie i Härnösands kommun och sedan fortsatte att utforska som en del av sitt doktorandprojekt. Stefan Berggren, nuvarande kommunarkivarie i Härnösands kommun, och Göran Samuelsson beskriver sedan arbetet med hantera kommunens lönedata och hur man integrerar den nuvarande digitala hanteringen med äldre pappersbaserade informationen i kapitlet Lönedatafångst. I detta arbete har man försökt att praktiskt tillämpa de framtagna de förvaltningsgemensamma specifikationer för personalsystem (FGS Personal), som togs fram under e-ARD projektet. I ett avslutande avsnitt skriver Göran Samuelsson om Bevarande av geodata, ett alltmer viktigt område eftersom ’everything happens somewhere’ och att dessa data integreras med alltfler verksamhetssystem.Vår förhoppning är att du som läsarna ska kunna dra nytta av och även hämta kunskap från vår forskning, samt inspireras och utmanas att delta och bidra till den framtida arkiv- och informationsvetenskapliga forskningen.

The purpose of this Encyclopedia is to present the various and evolving interpretations and perspectives on archival concepts, principles and practices.It is designed to aggregate the views of contemporary, well-established and highky regarded archival scholars and professionals and those of new and aspiring scholars and professionals into one, comprehensive work describing past achievements and leading the archival field toward the future.

The Information Systems research group at Mid Sweden University is the result of four separate groups, spread across three disciplines, artificially thrown together because we didn’t seem to fit into other developed research groups. What we were seen to have in common was ‘information’. The disciplines are: Archives and Information Science, Business Management and Organization, and Informatics.

Shortly after this uncertain start, the University launched a demanding internal process for Assessment of Research and Coproduction (ARC13) over the previous five years. We didn’t have that much past together, so we set out to build ourselves a future, exploring our common interests as we gathered data for the evaluation. We pooled our research, hired a facilitator to help with a SWOT analysis, built trust within the group and achieved a remarkably good report from the external assessors. Participation in the multidisciplinary InterPARES Trust in Digital Records in an Increasingly Networked World Project has been an inspiring factor in the Archives and Information Science contribution to our new collaboration. Our Information Systems research group now focuses on five research challenges: Information value, quality, accessibility, sustainability and trustworthiness.  Now we are having fun exploring the possibilities, confident that our InfoSys research group has its own sustainable future.