Mid Sweden University

Information är en av Trafikverkets resurser och dess värde kan uttryckas på olika sätt och ha olika innebörd för olika aktörer vid olika tidpunkter. Informationen kan ha direkta ekonomiska värden, men värdet kan också uttryckas i dess betydelse för en långsiktig resursplanering och ekonomihantering.  Informationen  kan även bidra till arbetssätt som hushållar med skattemedel, och skapa  samhällseffekter inom t.ex  säkerhet och miljö. Vi har i den befintliga studien bland annat utgått ifrån standarden ISO 30300 som menar: 

”Att skapa och hantera verksamhetsinformation ingår i varje organisations aktiviteter, processer och system. Detta bidrar till effektivitet i verksamheten, ansvarstagande och riskhantering och till att verksamheten upprätthålls. Det gör det även möjligt för organisationer att se det värde som finns i informationsresurser som verksamhetstillgångar, kommersiella tillgångar och kunskapstillgångar, och bidra till att bevara det kollektiva minnet, som svar på utmaningar från den globala och digitala omvärlden” (ISO 30300, sid. iv). 

I denna studie har vi valt att undersöka hur informationshanteringen, med fokus på ekonomirelaterad information, stödjer det pågående arbetet med ett livscykelperspektiv på anläggningen. Bakgrunden är Trafikverkets ambitioner att skapa en helhetssyn över anläggningens kostnader genom hela livscykeln. Och därmed också hur den ekonomiska redovisningen relaterar till annan information. Studien baseras på intervjuer med i huvudsak medarbetare på Trafikverket, men även vissa andra nyckelpersoner. Personer från följande funktioner och arbetsfält har intervjuats:  CoClass, BIM, ANDA/GUS, Öppna data, Informationsutbyten, Informationsförvaltning, Ekonomi, Ledningssystem, IT-strategi, Kontrakt och juridik, LCC, Internrevision, Riksrevisionen, Transportstyrelsen och Näringsdepartementet.

This article highlights the importance of preservation of spatial information, i.e. information clearly connected to a geographic position, regardless of whether it is a matter of GIS or CAD/BIM information. The author consider through his review and compilation of texts, interviews and workshops that we have existing tools for appraisal/selection, metadata and preservation formats that with minor additions are fully useful for creating a reliable digital continuum. The future work consists of – appraisal/selection and preservation – of spatial information and is extensive, and therefore the author believes the work should be initiated with immediate effect. 

Detta är den första publikationen i skriftserien Arkiv- och informationsvetenskap vid Mittuniversitetet producerad av Centrum för digital informationsförvaltning (CEDIF) vid Avdelningen för Arkiv- och Datavetenskap (ADV), Mittuniversitetet. Rapporten redovisar delar av det projektarbete som genomförts under namnet GoInfo (God Informationsförvaltning), under åren 2012-2015 med medel från Länsstyrelsen Västernorrland, Mittuniversitetet, Härnösands kommun och Riksarkivet Härnösand. Skriftserien är inspirerad av den tidigare rapportserien Arkiv-och informationsvetenskap vid Mitthögskolan, som utkom med sex nummer åren 1999-2000. I förordet till det första numret skrev redaktör Torbjörn Kjölstad “Det är vår förhoppning att rapportserien skall kunna förmedla en del av arkiv- och informationsvetenskapliga verksamheten vid Mitthögskolan. Vi har naturligtvis en strävan att presentera nya resultat inom detta mycket breda forskningsområde men också – och väl så viktigt – nya problemställningar och metodiska experiment”1. Vårt mål med den aktuella serien är densamma som i den tidigare: att dela med oss och sprida resultaten av vår forskning och kunskap.Ämnet arkivkunskap och dokumenthantering startade läsåret 1988/89 som en grundkurs vid Högskolan i Sundsvall/Härnösand, som senare blev Mitthögskolan. 1997 bedömde Högskoleverket att det uppfyllde kraven för magisterutbildning och magisterexamen och samma år ändrades benämningen till arkiv- och informationsvetenskap och år 2005 blev Mitthögskolan fullvärdigt universitet - Mittuniversitetet. Sedan universitet har fått ett allt större fokus på forskning så har också vårt ämne försökt att etablera en mer uttalad forskningsplattform. Det första större projekt ”Framtidens Arkiv” kom också att utgöra startskott för en rekrytering av en professur som tillsattes 2008. I Framtidens Arkiv rekryterades också ett par doktorander Erik Borglund och Lena-Maria Öberg som i anslutning till det projektet och via projekt som Bygga Villa och SMEdoc också disputerade.2 I slutet av 2009 beviljades medel till projekt CEDIF, som fick stöd av EU Europeiska regionala utvecklingsfond, Länsstyrelsen Västernorrland, Mittuniversitetet, Härnösands kommun och Sundsvalls kommun 2009-2012. Projektet syftade till att utveckla modeller för effektiv och långsiktig förvaltning av information inom framför allt offentlig sektor men även privat näringsliv. Inom detta projekt rekryterades doktorander Maria Kallberg och Proscovia Svärd. Maria Kallberg avslutade i december 2013 sin forskarutbildning inom GoInfo med avhandlingen ’The Emperor’s New Clothes’ - Recordkeeping in a New Context3, och samtidigt vinnare av Bureanska priset vid Mittuniversitetet. 2009 doktorerade Anneli Sundqvist med avhandlingen Search Processes, User Behaviour and Archival Representational Systems4.När detta skrivs är totalt tre doktorander aktiva vid avdelningen. Inom GoInfo har Ann-Sofie Klareld varit aktiv som doktorand. Ämnet arkiv- och informationsvetenskap har växt och mognat sedan starten 1988-1989. Utbildningen på grund- och masternivå har utökats med utbildning på forskarnivå och ett forskningsprogram.Sidorna som följer innehåller summeringar och reflektioner från GoInfo. Först ut är projektledaren Göran Samuelsson, som inleder med en övergripande beskrivning. Kapitlen som följer speglar GoInfos delprojekt och forskningsresultat. Ann-Sofie Klareld har skrivit om Arkivets roll inom e-förvaltningen. Sedan får vi insikter från Ann-Sofie Klareld och Annalena Olsson, (Riksarkivet i Härnösand) om Arkivmyndighetens roll i samarbets- och utvecklingsprojekt, utifrån Riksarkivets deltagande i flera projekt, inte minst e-ARD5, sponsrat av e-Delegationen. Karen Anderson och Göran Samuelsson presenterar i kapitlet Omvärldsanalys och teoretiska utgångspunkter de influenser som påverkat vår forskning, som bland annat haft en bas i den modell för informationsförsörjning som utvecklats av Göran Samuelsson. Kapitlet innehåller även några preliminära tankar om hur vi kan använda modellen i anslutning till de mer teoretiska modeller som används inom arkivvetenskap och praktik som; livscykelmodellen, Records Continuum modellen och OAIS-modellen. I kapitlet Myndighetsnätverket och GoInfo, rapporterar Ann-Sofie Klareld om hennes aktionsforskning och utmaningen att balansera rollen som forskare med förväntningar på verksamhetsutveckling. De följande tre kapitlen presentera mer konkreta forskning- och utvecklings ansatser i den kommunala miljön med ett stort fokus på GoInfos samverkans partner Härnösands kommun. Göran Samuelsson och Stefan Berggren ger ett Förslag till modell för strategiarbete för god informationsförvaltning, med användning av några av standarderna kring verksamhetsinformation bland annat ISO/SS 30300 och Riksarkivets RA FS 2009:16.Maria Kallberg skriver om Centraliserad diariefunktion, ett projekt som hon initierade i sin roll som kommunarkivarie i Härnösands kommun och sedan fortsatte att utforska som en del av sitt doktorandprojekt. Stefan Berggren, nuvarande kommunarkivarie i Härnösands kommun, och Göran Samuelsson beskriver sedan arbetet med hantera kommunens lönedata och hur man integrerar den nuvarande digitala hanteringen med äldre pappersbaserade informationen i kapitlet Lönedatafångst. I detta arbete har man försökt att praktiskt tillämpa de framtagna de förvaltningsgemensamma specifikationer för personalsystem (FGS Personal), som togs fram under e-ARD projektet. I ett avslutande avsnitt skriver Göran Samuelsson om Bevarande av geodata, ett alltmer viktigt område eftersom ’everything happens somewhere’ och att dessa data integreras med alltfler verksamhetssystem.Vår förhoppning är att du som läsarna ska kunna dra nytta av och även hämta kunskap från vår forskning, samt inspireras och utmanas att delta och bidra till den framtida arkiv- och informationsvetenskapliga forskningen.

Denna rapport har sammanställts med hjälp av medel från Tillväxtverket via Europeiska regionala utvecklingsfonden, Länsstyrelsen Västernorrland, Mittuniversitetet och Riksarkivet Härnösand. Syftet med förstudiens har varit att ta fram ett underlag för en övergripande strategisk plan för regionen med fokus på god informationsförvaltning. Planen skall identifiera viktiga områden för fortsatt forskning och utvecklingen inom domänen informationsförvaltning och utgöra grunden för fördjupande projekt. Förstudien ingår i ett strategiskt arbete för att bibehålla och kraftigt utveckla regionens kapacitet och förmåga att producera, kommunicera och bevara digital information. Mer konkret har vi i förstudien arbetat med förslag till: * En genomlysning av begreppet (god) informationsförvaltning och dess läge i regionen. * Stärkt teknisk utvecklingkompetens bland annat via e-tjänstutveckling av "uttagsmoduler" från verksamhetssystem och anpassning till e-delegationens och Riksarkivets FGS (Förvaltningsgemensamma specifikationer). * Hur regionen skall organisera sig och arbeta för en bättre informationsförvaltning Via omvärldsanalyser kring samtliga områden ovan har vi i rapporten påbörjat arbetet med att definiera begreppet informationsförvaltning samt urskilja ett antal verksamhetsområden som samtliga hanterar information och dokumenterat potentiella samverkansområden. Studien har också via en enkät skapat en lägesbeskrivning av informationshantering och förvaltning i regionen och inom vilka områden det finns behov av samverkan. För det fortsatta arbetet har vi också analyserat och skissat på tänkbara kluster och nätverkskonstellationer för att driva arbetet med informationsförvaltningen vidare. Som ett konkret exempel på både samverkan och utveckling av vissa funktioner inom området informationsförvaltning har vi konkretiserat en tänkbar e-tjänst. Tjänsten syftar till att skapa förutsättningar för mer automatiserade uttag av information ur verksamhetssystem med målet att generera enhetliga informationspaketet för leverans till olika e-arkivlösningar. De olika önskvärda aktiviteterna inom de tre områden ovan har avslutningsvis konkretiserats i en handlingsplan för regionen som syftar till att stärka regionens handlingskraft och kompetens inom området. Mer konkret kan vi se ett fortsatt arbete som handlar om att; Identifiera kvalitetskrav vid skapande och fångande av information för att säkerställa det långsiktiga bevarandet och återanvändningen av information. Det innebär att vi studerar de olika delarna i vår operationalisering av begreppet informationsförvaltning där det för de tre första funktionerna: Dokumentation, Registratur och Dokumenthantering handlar om att: • vi skapar en fördjupad förståelse för dokumentationens betydelse och inte minst • studerar förutsättningar för en sammanhållen registrering av all metadata antingen den sker i särskilda verksamhetssystem eller mer traditionella diarestyrda ärendeflöden. • skapa bättre utredningsmetodik för beslut om att dokumentera, kravställning av dokumentation samt val av system för dokumentation. I detta arbete använder standarder och verktyg som vi anpassar för svenska och regionala förhållande; • ISO 30300, ISO15489, ISO16175 som kvalitetstandarder för att säkerställa informationsflöden fram till arkivet och en enligt ingest enligt OAIS modellen. • Riksarkivets resultat från projektet med e-ARD FGS (Förvaltnings gemensamma specifikationer) I denna del skulle vi vilja utveckla en modell med helhetsperspektiv för informationsförvaltning, där också en samlad och organiserad hantering av verksamhetens registrering ingår. Dokumenthanteringen 4 måste också omfatta systemförvaltning så att vi får en modell som hanterar och kontrollera hela flödet av verksamhetsinformation. Vi identifierade ytterligare två funktioner i begreppet informationsförvaltning - Arkivering och Arkivförvaltning och av den genomförda enkäten framgick det att dessa funktioner hanterades mycket bristfälligt. Det som behöver göras på dessa områden är sådant som bör komplettera arbetet i det nyligen genomförda eARD-projektet och dess FGS. På detta område kunde ett modellarbete ha som mål att överbygga avståndet mellan de löpande verksamhetsprocesser och arkiv, t ex via överföring till mellanarkiv och ”slutarkiv” och för överföring mellan olika verksamhetssystem. Underlag för en sådan modell finns i ansatsen som redovisas i denna förstudie ”E-arkiv som en tjänst” i kapitel 7. Vi tror också detta är en viktig pusselbit i arbetet med den digitala agendan. Ett viktigt resultat av rapportens enkät är de respondenter, som svarat ”ja” eller ”vet ej” på frågan om de vill delta i ett gemensamt utvecklingsarbete inom informationsförvaltningens olika delfunktioner. Vi föreslår i rapporten att de bör erbjudas att delta i ett strategiskt nätverk för arbete med en gemensam FoU-plan som grund för en bättre digital informationsförvaltning. Till nätverket bör även inbjudas intresserade företag, i första hand ur existerande IT-kluster. I anslutning till start av ett förnyelsearbete inom traditionell arkivverksamhet kan en ömsesidigt gagnande klusterstruktur – en samlad plattform – byggas ut som ”Arkivlänet – kluster för digital arkiv- och informationsförvaltning”. Vi föreslår också en mer detaljerad agenda för detta arbete i den avslutande delen kring handlingsplanen för regionen.